Спросите своих сотрудников, в какой версии Office они работают? Скорее всего большинство не ответит на вопрос или скажет что-то вроде «что дали – на том и работаю». И если на их рабочих местах установлена версия, которая не только морально устарела, но и давно не поддерживается, сложно будет упрекнуть в этом рядовых «офисных пользователей». Задуматься о том, чем может грозить использование устаревшего ПО, в первую очередь стоит руководителям.
Самой старой поддерживаемой сейчас версией Microsoft Office является Office 2016. Все, что древнее – Office 2013, Office 2010 и т.д. – вышло из поддержки и может стать потенциальным источником не только ограничений, но и настоящих проблем.
Microsoft Office установлен на большинстве рабочих мест во всём мире. Не секрет, что обновление Office иногда выпадает из фокуса внимания ИТ-специалистов, особенно если речь идет про небольшие компании. Интересным подтверждением этому является уязвимость CVE-2012-0158. Она продолжала активно эксплуатироваться даже спустя 10 лет после того, как было выпущено обновление Microsoft Word, которое её нейтрализовало. Иначе говоря, за десять лет на тысячах компьютеров так и не был обновлён Office, что позволило киберпреступникам с минимальными усилиями проникать на них, шифровать данные на диске и вымогать деньги за их расшифровку. Отдавали ли в себе этом отчёт люди, которые зная про старые версии Office говорили «ну работает же, работает и ладно»?
Как только поддержка для старых версий ПО заканчивается, их защищенность снижается. Это происходит не только стремительно, но и неостановимо: обновления не выпускаются, заменить отсутствие обновлений ничем другим нельзя (антивирус их тоже не заменит). И эта одна из главных причин, почему не стоит использовать устаревшие версии Office. Но эта причина не единственная. Office – важнейший рабочий инструмент, который должен быть надёжным и современным, потому что от этого напрямую зависит скорость и эффективность работы сотрудников.
Одно из важнейших преимуществ лицензионного ПО – наличие технической поддержки. Это может быть и возможность получить ответ на вопрос или помощь по проблеме, и доступность справочных материалов. Если у вас старая и неподдерживаемая версия Office – увы, поддержки вы не получите. И даже можете обнаружить, что, например, справочные статьи по старым версиям Excel перестали быть доступны в интернете.
Не менее важно влияние «возраста» ПО и на эффективность работы. Продуктивность сотрудника может напрямую зависеть от актуальности приложений Office и навыков работы с ними. Каждая новая версия Office – это несколько десятков новых функций, которые могут ежедневно экономить время и просто дать больше возможностей для коммуникации, вычислений, аналитики и творчества. Например, что обнаружит пользователь, который перейдет с Office 2013 на Office 2021?
В Excel появятся «Динамические массивы», которые могут сделать вычисления с таблицей (набором ячеек) такими же удобными, как с одной ячейкой. По мнению экспертов это одно из тех изменений, которые меняю работу на «до и после». Плюс сотрудник сможет использовать пару десятков новых функций, включая XLOOKUP, XMATCH, LET и несколько видов новых диаграмм. А также заметить улучшения в работе сводных таблиц, и повышение общей производительности.
В Word, Excel и PowerPoint он сможет работать над документами совместно с другими людьми, отслеживая изменения в реальном времени и используя современные комментарии. Переписку в Outlook для него сделает проще встроенная функция перевода. А улучшенный поиск и папка «Отсортированные» помогут разобраться с «завалом» электронной почты.
Наконец, документы, которые создает сотрудник, станут красочнее благодаря огромной библиотеке стоковых фотографий, векторных значков и иллюстраций. А сделать ярче и эффектнее создаваемые им в PowerPoint презентации помогут стоковые видео, поддержка вставки и анимации 3D объектов, и, добавляющий кинематографические эффекты переход «Трансформация».
Если же компания выберет переход на коммерческие подписки Microsoft 365, например, Microsoft 365 Business Standard, то сотрудники получат не только более широкий набор функций настольных приложений Office, но и возможность использовать их мобильные и веб-версии, широкие возможности коммуникации и взаимодействия в Microsoft Teams, облачное хранилище и возможность использовать электронную почту бизнес-класса.
Подводя итоги: устаревшие, лишенные поддержки версии Microsoft Office (версия Office 2013 и более ранние) могут создавать для компании серьёзные риски киберугроз и ограничивать возможности сотрудников. Переход на актуальные версии – бессрочные лицензии, например, Office 2021 Home&Business, или подписки, например, Microsoft 365 Business Standard, позволят использовать более защищенные и регулярно обновляемые приложения. И дать сотрудникам значительно более современные инструменты для продуктивной работы и взаимодействия.